Nhân Viên Hành Chính Lễ Tân

I. Mô tả công việc:

1. Hành chính 

• Tổ chức và quản lý công tác văn thư lưu trữ, văn bản đi - đến, cung cấp dịch vụ văn phòng
• Quản lý văn phòng phẩm, tài sản, trang thiết bị văn phòng:
  + Theo dõi tồn kho, cấp phát và đề xuất mua sắm văn phòng phẩm, tài sản, trang thiết bị văn phòng, ... 
  + Thực hiện mua sắm theo quy trình: báo giá - đề xuất - phê duyệt - đặt hàng - theo dõi - thanh toán
• Quản lý vận hành văn phòng: 
  + Phối hợp với tòa nhà và các nhà cung cấp triển khai việc sửa chữa bảo trì bảo dưỡng, nâng cấp trang thiết bị văn phòng, cơ sở hạ tầng đảm bảo hoạt động ổn định
  + Quản lý và triển khai công tác vệ sinh văn phòng, đảm bảo văn phòng luôn sạch đẹp và thoáng mát
  + Theo dõi tăng/giảm xe, thêm giờ và chi phí hàng tháng
  + Theo dõi, tối ưu chi phí vận hành và các báo cáo định kỳ
• Quản lý thẻ ra vào, hồ sơ hành chính theo tiêu chuẩn ISO: 
  + Cấp phát thẻ ra vào và quản lý sổ theo dõi ra vào theo quy định
  + Quản lý, lưu trữ biểu mẫu, tài liệu hành chính theo hệ thống ISO của Công ty
  + Đảm bảo hồ sơ được cập nhật, lưu trữ đúng quy định 
  + Phối hợp chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cho audit nội bộ và bên ngoài
• Phụ trách hoạt động 5S văn phòng: 
  + Ban hành và cập nhật quy định, hướng dẫn thực hiện 5S
  + Lập kế hoạch và triển khai hoạt động 5S toàn văn phòng theo định kỳ
  + Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện 5S tại các khu vực trong Công ty; tổng hợp kết quả đánh giá, báo cáo và đề xuất cải tiến
  + Phối hợp với các bộ phận liên quan duy trì môi trường làm việc ngăn nắp, an toàn, hiệu quả
  + Các công việc khác theo sự phân công của cấp trên

2. Lễ tân 

• Trực quầy lễ tân, tiếp đón khách hàng, ứng viên, đối tác đến làm việc tại công ty
• Hướng dẫn khách check-in, liên hệ bộ phận liên quan và chuẩn bị phòng họp khi cần
• Tiếp nhận, phân loại, theo dõi và xử lý thư từ/chuyển phát
• Hỗ trợ công tác hậu cần cho các buổi họp, training hoặc tiếp khách của Công ty

II. Yêu cầu: 

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên, chuyên ngành Hành chính/Văn thư/Quản trị hoặc các chuyên ngành khác có liên quan 
• Kinh nghiệm: Từ 01 năm làm việc ở vị trí tương đương 
• Tin học văn phòng (word, excel, outlook, powerpoint,...) sử dụng thành thạo
• Tính cách cẩn thận, trung thực, nhanh nhẹn, có tinh thần trách nhiệm cao với công việc, khả năng làm việc độc lập, có nguyện vọng làm việc lâu dài
• Ưu tiên những bạn đã có kinh nghiệm làm tại các công ty IT, vận hành theo ISO

3. Quyền lợi

​​​​3.1. Chính sách phát triển nhân lực

Phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao là mục tiêu ưu tiên hàng đầu tại Newwave Solutions. Do đó, chúng tôi luôn không ngừng xây dựng và hoàn thiện những chính sách để thu hút, bồi dưỡng và đãi ngộ xứng đáng đối với nhân tài như:

• Với văn hóa học tập mạnh mẽ Newwave thường xuyên tổ chức các khoá đào tạo nội bộ hoặc gửi nhân sự đi đào tạo tại các cơ sở uy tín để giúp nhân sự nâng cao cả kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm
• Có quy chế đảm bảo phúc lợi và quyền lợi cho nhân viên nhằm tăng sự gắn kết của nhân viên với công ty, tạo điều kiện cho nhân viên tập trung làm việc và cống hiến 
• Cơ chế lương thưởng rõ ràng, đảm bảo tính minh bạch và công bằng 
• Định kì tổ chức các sự kiện chăm sóc đời sống vật chất lẫn tinh thần của nhân viên vào các dịp lễ, Tết hoặc sự kiện quan trọng (sinh nhật công ty, teambuilding, du lịch hè ...)

3.2. Cơ hội thăng tiến

Đến với Newwave Solutions, ứng viên có cơ hội được:

• Làm việc trong môi trường trẻ, minh bạch với cơ hội thăng tiến rõ ràng
• Được tạo điều kiện tối đa để phát triển năng lực cá nhân, tập thể và năng suất làm việc
• Cơ hội làm việc với các dự án đa dạng khách hàng

3.3. Chế độ đãi ngộ

• Mức lương thỏa thuận theo năng lực 
• Thưởng hiệu quả theo tình sản xuất kinh doanh của công ty, thưởng đột xuất theo năng lực cá nhân, thưởng nhân viên xuất sắc hàng tháng, ...
• Thử việc 2 tháng: nhận 100% mức lương
• Được hưởng BHXH, BHYT, BHTN theo chế độ nhà nước ban hành. 
• Bảo hiểm Sức khỏe cao cấp dành cho toàn bộ CBNV (sau khi ký HĐLĐ 1 năm)
• Nghỉ phép 12 ngày/năm (3 năm làm việc trở lên được cộng thêm 1 ngày phép)
• Khám sức khỏe 1 lần/năm
• Review performance định kỳ hàng năm
• Được cấp phát trang thiết bị làm việc đầy đủ
• Được tham gia các Câu lạc bộ của Công ty: CLB Bóng đá, các CLB Game, CLB Gym, CLB Cầu Lông, Media... 
• Du lịch hàng năm, Team Building hàng quý, Sinh nhật công ty, Đại hội thể thao, Year End Party, ....
• Quà Tết, Quà sinh nhật, Quà chào mừng nhân viên mới, Quà các dịp lễ ..
• Đặc biệt:
  - Được tham gia các lớp học nội bộ miễn phí tại công ty với đội ngũ giảng viên dày dặn kinh nghiệm
  - Được hỗ trợ khi tham gia các khóa đào tạo bên ngoài, hỗ trợ thi chứng chỉ 
  - Chính sách hỗ trợ các hoạt động học tập, trao đổi, chia sẻ kiến thức

Ngày làm việc: 5 ngày/tuần, làm việc 8 tiếng/ngày, từ T2-T6, nghỉ T7, CN, Lễ Tết.

Địa điểm làm việc: Tòa Mitec, Dương Đình Nghệ, Yên Hòa, Cầu Giấy

Chấm công linh hoạt 30' mỗi ngày: bắt đầu trong khoảng 8h30 - 9h00 và kết thúc trong khoảng 17h30 đến 18h00.